Puhkuste haldus on üks neist tööprotsessidest, mis alguses ei tundu keeruline – kuni ettevõte kasvab. Ühel hetkel liigub info paljudes kanalites, andmeid tuleb käsitsi kokku koguda ja need jõuavad palgaarvestusse alles viimasel minutil ehk kiirel palgapäeval. Personaliosakonnal on oluline, et meeskonnad saaksid puhata ja plaanid oleksid selged, finantsjuhi või palgaarvestaja jaoks on aga fookuses andmete täpsus.

Merit Tarkvara kogemus näitab, et puhkuste haldus võib olla töötajale mugav ja raamatupidajale täiesti automaatne. Ettevõtte finantsjuht Annika Traks selgitab, kuidas nad loobusid käsitööst ja asendasid selle süsteemiga, kus info liigub automaatselt õigesse kohta.

 

Kui puhkuseinfo „elab“ vestlusakendes

Enne Yesteri kasutuselevõttu toimus puhkuste planeerimine ja kinnitamine Meritis osaliselt käsitsi, kasutades selleks Google’i kalendrit ja spetsiaalset Slacki kanalit. Kuigi süsteem toimis, tähendas see palgaarvestuse vaatest siiski killustatud infot ja suurt käsitöö mahtu.

Palgapäevade eel tuli kogu Slacki kanal uuesti läbi käia, et puhkused käsitsi palgaarvestusse sisestada. Protsessi kõige keerukam ja riskantsem osa oli muudatuste haldamine – kuupäevade nihutamised või puhkuste katkestamised tekitasid infomüra, milles oli kerge eksida.

Kuna andmeid oli palju ja need liikusid erinevates kanalites, nõudis see pidevat üle kontrollimist, et vältida vigu palgaarvestuses. Samuti puudus ühtne süsteem muude taotluste, näiteks töötasu avansiliste maksete jaoks, mis jõudsid finantsosakonda e-kirjadena ning võisid kiirel tööperioodil tähelepanuta jääda.

 

Lahendus: Üks süsteem ja toimiv integratsioon

Yesteri kasutuselevõtt tõi Meritisse kauaoodatud selguse. Töötajatel on nüüd mugav iseteenindus, kus saab paari klikiga vaadata oma puhkusejääki ja täita puhkusegraafikuid. Personalitöö vaatest on pilt alati ajakohane, puhkuste kinnitamine toimib korrektselt ja meeskondadel on ühisest graafikust selge ülevaade.

Kõige suurem võit sündis aga Yester ja Merit tarkvarade vahelisest integratsioonist, mis muutis andmete liikumise automaatseks. Merit Tarkvara kogemus kinnitab, et liidestus ei ole lihtsalt mugavusfunktsioon, vaid kriitiline ajasäästja. Tänu sellele ei ole puhkuste haldus enam eraldiseisev mure, vaid loomulik osa andmevahetusest.

Annika Traks rõhutab, et integratsioon Meritiga on nende jaoks hindamatu väärtusega, kuna see hoiab märkimisväärselt aega kokku. Enam ei ole vaja töökatkestusi käsitsi süsteemi sisestada ega eraldi meeles pidada, millal on õige aeg kellelegi puhkusetasu üle kanda – süsteem teeb selle töö ise ära. See tähendab, et andmed liiguvad automaatselt, inimlikud näpuvead on viidud miinimumini ning palgaarvestaja on vabanenud ebaefektiivsest kontrolltööst.

 

Rohkem aega sisuliseks tööks

Täna kasutab Merit Tarkvara lisaks Yesteri puhkuste ja puudumiste lahendusele ka taotluste ning juhendite mooduleid. See on muutnud personalitöö lihtsamaks, sest kogu vajalik info on ühes turvalises keskkonnas.

Meriti kogemusest lähtuvalt on peamised võidud väga konkreetsed. Eelkõige väljendub see märgatavas ajavõidus kuu algustes, mil aruannete esitamine on ajakriitiline ja iga säästetud minut loeb. Lisaks ajale on Yester andnud olulise kindlustunde – enam ei pea muretsema, et mõni oluline soov või muudatus on jäänud Slacki vestlusesse või e-kirjade rägastikku kinni.

Kogu protsess on loogiline ja lihtne kõigile osapooltele, pakkudes kasutusmugavust, millest on saanud nende igapäevatöö loomulik osa.

 

Puhkuste haldus kui parim investeering

Annika Traks soovitab Yesterit julgelt ka väiksematele ettevõtetele. Tema sõnul on see investeering töörahu tagamiseks.

„Soovitaksin Yesterit kõigile. Suurim kasu tuleb esile just suvisel perioodil, kui puhkuseid on palju – siis on see süsteem lihtsalt kulda väärt. Yester on usaldusväärne partner, mis toob puhkuste haldusesse automaatika ja vähendab vigade riski miinimumini.“